Événementiel et animations
Cinq prestations le même samedi, sans passer le vendredi soir au téléphone
Au printemps, les demandes arrivent toutes en même temps : fêtes d'école, mariages, comités d'entreprise. Chaque devis se refait à la main, chaque départ se calcule de tête, et le planning des animateurs se règle la veille par messages. Un assistant prépare le devis, calcule le déplacement et pose l'équipe.
À quoi ça ressemble
La gérante d'une société d'animations, un mardi, entre deux appels.
Une école demande un château gonflable et un stand de jeux en bois pour sa fête du samedi 13 juin, de 10 h à 17 h.
Les deux sont au catalogue. Le trajet fait 38 km par la route, soit 76 km aller-retour facturés. Le devis est prêt avec la formule journée et le déplacement, il attend votre relecture. Pour le montage, comptez 1 h 10 à deux animateurs : arrivée sur place à 8 h 35.
C'est bon pour le devis. Mets Léo et Camille sur la journée.
Le devis est dans votre boîte d'envoi, il part quand vous cliquez. Léo et Camille sont posés sur le samedi 13, ils le voient sur leur téléphone. Je vous signale que Léo a déjà une prestation le soir même à 19 h : le démontage se termine vers 17 h 50.
Exemple d'illustration, écrit pour cette page. Aucune conversation réelle de client n'est publiée sur ce site.
Votre quotidien
Ce qui vous prend du temps
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Les demandes qui arrivent en rafale
Une date, un lieu, un public, une idée d'animation. Il faut répondre vite, parce que l'organisateur a écrit à trois prestataires le même soir.
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Le même devis saisi trois fois
La demande dans un message, le devis dans un outil, le bon de commande dans un autre, la facture à la fin. À chaque étape, on recopie le client, la date et les lignes.
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Les frais de déplacement calculés de tête
Un trajet estimé trop court, c'est une prestation qui part à perte. Estimé trop long, c'est un devis refusé.
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Le planning des animateurs, le vendredi soir
Qui part où, à quelle heure, avec quel matériel, et qui enchaîne sur la prestation du soir. Tout repose sur la mémoire d'une seule personne.
Avec Proxia
Ce qu'un assistant IA change concrètement
Le devis est prêt à relire
L'assistant reprend la demande, applique votre catalogue et vos formules, et prépare le devis. Vous relisez, vous ajustez, vous envoyez.
Le déplacement est calculé, pas estimé
La distance par la route est calculée à partir de l'adresse de la prestation, puis facturée selon votre règle. Plus de trajet deviné sur une carte.
L'heure de départ vient de vos temps de montage
Vous tenez la liste de vos animations avec leur temps de montage et de démontage. L'assistant en déduit l'heure d'arrivée sur place et l'heure de départ, selon le nombre d'animateurs.
Chaque animateur voit sa journée
Le planning de la semaine est sur le téléphone de chacun, extras compris. Les heures réellement faites sont prêtes en fin de mois.
Intégrations
Les outils que vous utilisez déjà.
Votre catalogue et vos temps de montage restent dans un tableur que vous tenez vous-même. Le reste se pilote depuis l'application.
- Google Sheets
- Devis et bons de commande Proxia
- Planning d'équipe Proxia
- Boîte d'envoi Proxia
- Encaissements sur téléphone
- Tableaux de suivi Proxia
Nos agents
Les agents qui comptent pour ce métier.
Rarement tous en même temps. On commence par celui qui vous coûte le plus cher aujourd'hui.
- Demandes clients et accueil Un agent IA qui répond à vos clients pendant que vous travaillez Vous êtes sur un chantier, en cuisine ou en rendez-vous. Le téléphone sonne, un mail arrive, un formulaire est rempli. Personne ne répond, et le client appelle le suivant. Un agent prend le relais, qualifie la demande et vous la remet propre.
- Planning et organisation Votre planning tenu à jour sans un appel de plus Le planning de la semaine se fabrique au téléphone, se corrige par SMS et finit sur un tableau que personne ne regarde. Un agent le tient à jour, prévient les bonnes personnes et vous signale ce qui coince.
- Relances et factures Vos relances partent toutes seules, vos impayés se réduisent Relancer un client, ce n'est pas difficile. C'est juste toujours le moment où l'on a autre chose à faire. Un agent surveille les échéances, prépare la relance au bon ton et vous la soumet. Vous n'avez qu'à valider.
Tarifs
Combien ça coûte.
L'audit est gratuit. L'abonnement est établi après, sur votre usage réel, et les développements spécifiques sont devisés à part. Le détail de ce qui fait varier le prix est sur la page méthode et tarifs.
Questions
Vos questions, sans jargon.
Nous faisons nos devis dans un tableur, faut-il tout reprendre ?
L'assistant fixe-t-il le prix d'une prestation ?
Comment sont gérés les extras et les prestataires extérieurs ?
Peut-on aller du devis jusqu'à la facture ?
Parlons de votre métier, pas de logiciel.
Un audit gratuit d'une heure, à Clermont-Ferrand et dans le Puy-de-Dôme, ou en visio. Vous repartez avec un périmètre et un calendrier. contact@prox-ia.com