Le planning se refait tous les matins
Une absence, un retard, une urgence, et la journée est à réorganiser. Chaque changement, c'est trois appels et deux personnes qui ne sont pas prévenues.
Planning et organisation
Votre planning tenu à jour sans un appel de plus
Le planning de la semaine se fabrique au téléphone, se corrige par SMS et finit sur un tableau que personne ne regarde. Un agent le tient à jour, prévient les bonnes personnes et vous signale ce qui coince.
Le problème, tel que vous le vivez
Personne ne sait où en est une intervention
Elle est prévue, faite, à refaire ? L'information existe, mais dans la tête de celui qui y était.
Les affectations se font de mémoire
Qui va où, avec qui, avec quel matériel. Cela fonctionne tant que l'équipe est petite et que vous êtes là.
Ce qui traîne ne remonte jamais
Une intervention en attente depuis huit jours ne se signale pas toute seule. Elle se découvre quand le client rappelle, mécontent.
Ce que l'agent fait à votre place
1
Il construit le planning du jour
À partir de vos règles à vous : les zones, les binômes, les durées, ce qui ne se fait jamais le lundi. Il le pousse à l'équipe le matin, sur son téléphone.
2
Il enregistre l'avancement à la voix
Sur le terrain, personne ne remplit un tableau. Une phrase dictée suffit : l'agent met la fiche à jour et note ce qui reste à faire.
3
Il relance ce qui dort
Une intervention sans nouvelle depuis plusieurs jours remonte automatiquement, avant que le client ne s'en charge.
4
Il rapproche le prévu et le réalisé
Ce qui était planifié, ce qui a été fait, ce qui a été facturé. Les écarts vous sont présentés, pas cherchés.
Comment ça se branche sur vos outils
L'agent lit et écrit dans les outils où vit déjà votre planning.
- Google Agenda
- Outlook et Microsoft 365
- Google Sheets
- Tableaux de suivi Proxia
- Logiciels de réservation métier
- Notifications sur le téléphone de l'équipe
Votre outil n'est pas dans la liste ? On regarde ce qui est possible pendant l'audit gratuit, et on vous le dit avant de commencer.
Ce que vous gardez sous contrôle
Il ne supprime jamais rien
L'agent ajoute et met à jour. Déplacer ou annuler un rendez-vous existant reste une décision humaine.
Vos règles priment sur sa logique
Les binômes imposés, les créneaux interdits, les durées minimales : ce sont vos contraintes, elles ne se discutent pas.
L'équipe reste maîtresse du terrain
Le planning proposé est un point de départ, pas un ordre. Il se corrige en une phrase.
À quoi ça ressemble
Un responsable d'exploitation, le matin, avant l'ouverture.
On fait comment aujourd'hui, il me manque une personne ?
J'ai refait les binômes sur les huit interventions du jour. Les deux du secteur sud passent en solo, elles sont courtes. Reste une intervention qui ne tient plus : celle de 14 h, deux heures à deux. Je la décale à demain 9 h ou je préviens le client d'un retard ?
Décale à demain et préviens-le.
C'est décalé. Message de report préparé, il vous attend pour envoi. Et l'intervention de la semaine dernière restée sans retour est toujours ouverte, je la remonte une dernière fois.
Journée réorganisée, client prévenu, dossier oublié rattrapé.
Exemple d'illustration, écrit pour cette page. Aucune conversation réelle de client n'est publiée sur ce site.
Questions fréquentes
Il peut vraiment écrire dans mon agenda ?
Oui, sur autorisation explicite de votre part, et uniquement sur les agendas que vous désignez. Il crée et met à jour, il ne supprime pas. Vous pouvez retirer cet accès à tout moment depuis votre compte.
Mon équipe doit apprendre à s'en servir ?
Elle dicte une phrase, comme un message vocal. Il n'y a ni formulaire ni case à cocher. C'est la condition pour que ce soit rempli sur le terrain plutôt que le soir, de mémoire.
Et si mon planning est déjà dans un logiciel métier ?
C'est le cas le plus fréquent. Quand le logiciel le permet, l'agent lit le planning à la source et travaille dessus. Quand il ne le permet pas, on regarde ensemble ce qui est faisable pendant l'audit, et on vous le dit franchement.
Ça marche pour une équipe saisonnière ?
Oui, et c'est même là que ça se voit le plus. Les règles restent d'une saison à l'autre, alors que les personnes changent. Une nouvelle recrue reçoit le planning et les consignes le premier matin, sans qu'on ait à tout réexpliquer.
Parlons de votre besoin.
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