Fêtes de fin d'année : gérer les précommandes d'un commerce de bouche sans cahier ni SMS perdus

Pour un traiteur, une boucherie-charcuterie, une pâtisserie ou une fromagerie, les fêtes de fin d'année se jouent sur les précommandes. Elles arrivent tôt, par tous les canaux, et elles arrivent au moment où toute l'équipe est en production. Cet article s'adresse aux commerces de bouche d'Auvergne qui préparent décembre en octobre : voici comment un employé IA prend les précommandes à toute heure, les range au bon endroit, et vous dit chaque dimanche ce qu'il reste à faire.

Décembre chez un traiteur : quatre endroits pour une commande

Prenons une boutique de quatre personnes, en décembre. Les précommandes arrivent au comptoir, notées sur un cahier. Par téléphone, souvent sur le portable du patron, qui note sur un coin de papier ou dans ses SMS. Par email, dans une boîte que personne n'ouvre avant 20 h. Et par messages sur la page de la boutique, que l'on découvre trois jours plus tard.

Chaque canal a sa logique, et aucun ne parle aux autres. Le cahier ne sait pas ce que dit le téléphone. La boîte mail ne sait pas ce que dit le cahier. Et la personne qui sait tout, c'est le patron, qui est en production.

Ce qui se perd

Ce n'est jamais la commande entière qui se perd. C'est un détail, et le détail coûte cher.

La quantité. « Comme l'année dernière » ne dit rien à la personne qui prépare. Une commande de six personnes devenue huit dans un second message, jamais reportée sur le cahier.

La date et l'heure de retrait. Le 24 au matin ou le 24 après-midi, ce n'est pas la même journée de production. Une commande sans heure finit par être prête au mauvais moment.

L'acompte. Qui a payé, combien, comment. Sans trace, on rediscute au comptoir, le 24, avec dix clients derrière.

Les contraintes. Une allergie, un plat sans porc, une pièce à découper. Notées à l'oral, oubliées à l'écrit.

Le prévisionnel. Le dimanche, quand il faut décider quoi produire et quoi commander aux fournisseurs, on additionne de tête ce qui est dans le cahier, ce qui est dans le téléphone et ce dont on se souvient. Et on commande large, par prudence.

Une seule entrée, à toute heure

Ce que met en place Proxia, c'est un assistant de précommande relié à votre boutique. Il se présente comme un bouton « Précommander » sur votre site, votre fiche Google ou votre page, et il fonctionne à toute heure, y compris le dimanche soir quand les clients y pensent.

Il connaît votre carte des fêtes. Les plateaux, les pièces, les menus, les quantités minimales, les délais de commande, les dates de retrait possibles. Ce que vous décidez de rendre public y figure, rien d'autre.

Il pose les bonnes questions. Pour combien de personnes, pour quel jour, à quelle heure de retrait, un nom, un téléphone, une contrainte alimentaire. Une par une, dans l'ordre que vous auriez suivi au comptoir.

Il range la commande. Chaque précommande devient une fiche dans votre tableau de suivi : qui, quoi, combien, pour quand, acompte à confirmer. Les fiches se lisent par colonne, « à confirmer », « confirmée », « en production », « retirée », et se déplacent d'un geste. Une vue calendrier montre les retraits du 24 et du 31 en un coup d'œil.

Il vous prévient. Une notification sur votre téléphone à chaque nouvelle commande, et un email si vous le souhaitez. Vous confirmez par un coup de fil ou un message quand vous avez une minute, pas quand le client appelle.

Les commandes prises au comptoir ou au téléphone rejoignent le même tableau : vous les dictez à l'employé IA ou vous les saisissez en deux lignes, et elles comptent dans le prévisionnel comme les autres.

Le point du dimanche

C'est la partie que les commerçants apprécient le plus. Chaque dimanche à l'heure que vous choisissez, l'employé IA vous remet dans l'application Proxia un point de la semaine à venir :

• les précommandes confirmées, par jour de retrait et par produit ;
• ce qu'il reste à produire, en tenant compte de ce qui est déjà fait si vous le lui indiquez ;
• ce qu'il faut commander aux fournisseurs, à partir de vos fiches recettes et de votre stock ;
• les dates limites de consommation qui approchent, si vous tenez ce registre avec lui.

Ce point n'est pas une prédiction, c'est une addition faite proprement, à partir de ce qui a été enregistré. Il remplace le calcul de tête du dimanche, et il permet de commander juste plutôt que large.

Si vous tenez déjà vos registres d'hygiène avec un employé IA, ce point vient s'y ajouter naturellement. Nous avons comparé l'application HACCP dédiée et l'employé IA pour les métiers de bouche.

Ce qu'il ne fait pas

Il ne fixe pas les prix. Il annonce les prix de la carte que vous avez rendus publics. Une pièce sur mesure, un plateau composé, c'est vous qui chiffrez.

Il ne garantit pas un créneau. Il propose les jours et heures de retrait que vous avez ouverts, et il dit au client que la commande sera confirmée par la boutique. Rien n'est acquis tant que vous n'avez pas validé.

Il n'encaisse pas. L'acompte se règle comme vous en avez l'habitude. L'employé IA note ce qui est convenu, il ne prend pas de paiement.

Il ne remplace pas le coup de fil. Pour une grosse commande, un client habitué, une demande inhabituelle, vous appelez. L'employé IA a déjà tout noté ; l'appel sert à confirmer, pas à recueillir.

Il ne garde pas plus que nécessaire. Le nom, le téléphone, la commande. Les données vont dans votre tableau, chez vous. Notre page RGPD détaille le reste.

Concrètement, chez vous

Une pâtisserie-traiteur. Les bûches et les buffets de fin d'année représentaient une centaine de conversations par téléphone et par email en décembre. Depuis un bouton « Précommander » sur la fiche Google, les clients commandent le soir, l'assistant pose les questions, la fiche arrive dans le tableau et la patronne confirme chaque matin en dix minutes. Le dimanche, le point de production lui indique les bûches à faire par parfum et par jour.

Une boucherie-charcuterie. Le cahier du comptoir reste, mais chaque ligne est dictée à l'employé IA en fin de journée, en trente secondes. Les commandes par téléphone et par message rejoignent le même tableau. Le point du dimanche donne les pièces à commander à l'abattoir et les volumes à préparer pour le 24 et le 31, sans additionner de tête.

Commerces de bouche d'Auvergne : à préparer en octobre

Décembre ne laisse aucune place pour changer d'organisation. Octobre, si. C'est le mois où l'on fixe la carte des fêtes, où l'on rouvre les précommandes, et où l'on a encore le temps de tester l'assistant à vide avec l'équipe.

Nous accompagnons les commerces de Clermont-Ferrand, Riom, Issoire, Thiers et alentours dans ce cadrage, en boutique. C'est un des chantiers qui reviennent le plus souvent quand nous parlons automatisation avec les TPE du Puy-de-Dôme, parce qu'il touche directement au chiffre des fêtes.

On en parle ?

Si vous avez votre carte des fêtes de l'an dernier et le cahier du comptoir, vous avez de quoi cadrer l'assistant en une réunion. Demandez un échange gratuit : trente minutes autour de vos vraies précommandes, en boutique ou en visio.